1 Bắt đầu sử dụng

1.1. Đăng nhập

1. Mở trình duyệt (Chrome, Edge hoặc Cốc Cốc), vào địa chỉ hệ thống do bộ phận CNTT thông báo, ví dụ http://10.22.0.10/hsrr.
2. Ô 1 Tài khoản: gõ tên đăng nhập hoặc email. Lần đầu có thể dùng ngay tên đăng nhập / email và mật khẩu của phần mềm Quản lý công việc (QLCV) — hệ thống tự tạo tài khoản HSRR riêng cho bạn.
3. Ô 2 Mật khẩu; tích "Ghi nhớ đăng nhập" nếu dùng máy riêng.
4. Bấm 3 Đăng nhập.

1.2. Màn hình chính

Sau khi đăng nhập, hệ thống mở không gian đơn vị của bạn (hoặc trang Tổng hợp Công ty với người xem toàn Công ty):

• 1 Menu Làm việc: Hộp việc (việc chờ bạn xử lý), Lập lưu đồ mới, Sự kiện phát sinh, Nhập file Excel/Word, Kế hoạch, Báo cáo…
• 2 Đơn vị bạn được gắn — bấm để mở không gian đơn vị.
• 3 Chuông thông báo: hồ sơ chờ duyệt, bị trả lại, sắp đến hạn…
• 4 Tên tài khoản: Đổi mật khẩu, Đăng xuất. Biểu tượng ? bên cạnh mở trang Trợ giúp.
• 5 Danh sách lưu đồ của đơn vị: trạng thái, phiên bản; bấm mã lưu đồ để mở trình soạn.

1.3. Đổi mật khẩu

1. Bấm tên tài khoản (góc trên bên phải) → Đổi mật khẩu.
2. Nhập 1 mật khẩu hiện tại, 2 mật khẩu mới (tối thiểu 8 ký tự) và nhập lại, bấm 3 Lưu.

2 Tạo hồ sơ từ file có sẵn

Đơn vị đã có hồ sơ trong file Excel (mẫu mới hoặc mẫu cũ) hay lưu đồ Word thì không cần gõ lại: tải file lên, hệ thống đọc, rà soát và tạo hồ sơ. Mọi lần nhập đều theo cùng một trình tự — chạy thử trước, ghi sau:

2.1. Nhận biết mẫu file

File ví dụ là dữ liệu giả lập, có cài sẵn một số lỗi để bạn thấy cách hệ thống báo. Tập nhập xong có thể xóa dữ liệu đã nhập. Lưu đồ Word (.docx, Mẫu A 3 cột hoặc Mẫu B 5 cột) nhập cùng cách: hệ thống cập nhật tên bước, trách nhiệm, căn cứ, minh chứng, điểm kiểm soát — giữ nguyên RRQT và chốt KS đang có.

2.2. Nhập file mẫu mới (QĐ 65)

Bước 1 — Tải file lên và chạy thử

1. Vào menu Nhập file Excel/Word.
2. 1 Bấm Choose Files / Chọn tệp, chọn file .xlsx (chọn được nhiều file, hoặc một file .zip).
3. 2 Mẫu hồ sơ: giữ Mẫu mới — Quyết định 65/QĐ-HĐTV.
4. 3 Nhập vào đơn vị: để trống — hệ thống lấy theo mã phòng trong file (chỉ chọn khi là hồ sơ của đơn vị khác, ví dụ TĐ Hòa Bình).
5. 4 Bấm Chạy thử. Chưa có gì được ghi vào hồ sơ ở bước này.

Bước 2 — Đọc báo cáo chạy thử

• 1 Số lưu đồ, bước, RRQT, chốt KS đọc được — so với file để chắc không sót dòng.
• 2 Lỗi / Cảnh báo / Gợi ý rà soát tự động, mỗi mục ghi dòng của file. Lỗi không chặn việc ghi nhưng phải sửa hết trước khi trình duyệt.
• 3 File Excel góp ý: bản sao file của bạn, ô có vấn đề được tô màu kèm ghi chú — gửi người lập sửa nếu cần.
• 4 Tải lưu đồ tự vẽ (Word): xem ngay lưu đồ hệ thống vẽ từ file, chưa cần ghi.

Bước 3 — Chọn lưu đồ và ghi

1. 1 Bảng lưu đồ cho biết hệ thống sẽ làm gì với từng lưu đồ: Tạo mới (bản nháp), Cập nhật bản nháp, Tạo phiên bản hiệu chỉnh (lưu đồ đã ban hành — không ghi đè) hay Bỏ qua (đang trong luồng duyệt). Bỏ tích các dòng không muốn ghi.
2. 2 Lưu đồ đã có bản nháp: chọn ghi đè hay bỏ qua; 3 lưu đồ đã ban hành: chọn lý do hiệu chỉnh.
3. Bấm 4 Ghi.

Bước 4 — Mở lưu đồ vừa ghi để hoàn thiện

Sau khi ghi, cột 1 Kết quả cho biết từng lưu đồ đã tạo / cập nhật; bấm 2 mã lưu đồ để mở trình soạn, bổ sung phần còn thiếu theo khung Kiểm tra chất lượng (xem Chương 3) rồi trình duyệt.

2.3. Nhập hồ sơ mẫu cũ (QĐ 48) và chuyển sang mẫu mới

Hồ sơ mẫu cũ được chuyển tự động sang cấu trúc mẫu mới: mỗi quy trình thành một lưu đồ với mã mới, mã cũ được lưu để tra cứu.

Bước 1 — Chọn mẫu cũ và chạy thử

1. Vào Nhập file Excel/Word, 1 chọn file mẫu cũ.
2. 2 Mẫu hồ sơ: chọn Mẫu cũ — Quyết định 48/QĐ-HĐTV.
3. Bấm 3 Chạy thử.

Bước 2 — Chọn đơn vị và lĩnh vực nhận

Mẫu cũ không có cấp lĩnh vực như mẫu mới, nên trang kết quả có thêm 1 khung Chuyển từ mẫu cũ:

1. 2 Nhập vào đơn vị: hệ thống tự đoán theo ký hiệu trong mã (QT.TCKT.01 → P04 TC-KT); đổi nếu chưa đúng.
2. 3 Lĩnh vực nhận: chọn lĩnh vực có sẵn của đơn vị, hoặc + Lĩnh vực mới… rồi gõ tên. Mỗi quy trình được thêm thành một nghiệp vụ cùng tên trong lĩnh vực này.
3. Bấm 4 Chạy thử lại mỗi khi đổi đơn vị / lĩnh vực.
4. Dòng 5 cho biết mã mới của từng quy trình (QT.TCKT.01 → D09.P04.L01.LD01…).

Bước 3 — Ghi

Như Bước 3 của mục 2.2: kiểm tra bảng lưu đồ rồi bấm Ghi. Hệ thống không ghi đè lưu đồ đang có — nếu lĩnh vực đã có lưu đồ, số lưu đồ mới được cấp tiếp theo.

Bước 4 — Bổ sung phần mẫu cũ không có

Mở lưu đồ vừa chuyển, khung Kiểm tra chất lượng liệt kê các ô còn thiếu. Với mỗi rủi ro:

• 1 Bổ sung nguyên nhân, hậu quả (mẫu cũ ghi gộp trong mô tả rủi ro — tách ra cho rõ).
• 2 Bổ sung bằng chứng của chốt kiểm soát.
• 3 Xem các điểm gợi ý C1–C5 (lấy từ đánh giá cũ), chỉnh nếu cần rồi bấm Xác nhận gợi ý.

2.4. Nhập nhiều file một lần

• Ở ô chọn file, chọn nhiều file cùng lúc, hoặc nén cả thư mục của đơn vị thành một file .zip.
• Hệ thống chạy thử từng file và mở trang Lô nhập: xem báo cáo từng file, rồi ghi cả lô. Excel được ghi trước (có RRQT, KS), Word sau (bổ sung trách nhiệm, căn cứ, bước còn thiếu).
• Ô "Mẫu hồ sơ" áp dụng cho các file Excel trong lô; file Word luôn đọc theo lưu đồ.

2.5. Xóa dữ liệu nhập thử

Nhập file để xem thử xong, có thể xóa toàn bộ dữ liệu phiên nhập đó đã ghi:

1. Ở bảng 1 Các lần nhập gần đây (cuối trang Nhập file), bấm 2 Xóa dữ liệu ở phiên đã ghi. Phiên chỉ chạy thử (chưa ghi) thì bấm biểu tượng thùng rác để bỏ khỏi danh sách.
2. Trang xem trước liệt kê 1 lưu đồ sẽ xóa và lưu đồ giữ lại kèm lý do; bấm 2 Xóa dữ liệu đã nhập.

2.6. Lỗi thường gặp khi nhập file

3 Soạn và hoàn thiện hồ sơ trên web

3.1. Trình soạn lưu đồ

Bấm mã lưu đồ ở không gian đơn vị (hoặc kết quả nhập file) để mở trình soạn:

• 1 Thông tin lưu đồ: tên, căn cứ thực hiện, mẫu lưu đồ (A 3 cột / B 5 cột), kế hoạch.
• 2 Nút thao tác: Trình kiểm tra, Lập theo từng bước, Dạng bảng, Lịch sử, Xuất lưu đồ…
• 3 Ba cách nhập: Cây phân cấp, Lưới kiểu Excel, Dán danh sách bước.
• 4 Thanh công cụ: số bước / RRQT / chốt KS, lọc Bước có vấn đề, Mở tất cả / Thu gọn, + Thêm bước.
• 5 Kiểm tra chất lượng: lỗi, cảnh báo — bấm một dòng để tới đúng chỗ cần sửa.
• 6 Xem trước lưu đồ vẽ lại ngay khi bạn sửa.

3.2. Soạn một bước

Bấm vào một bước để mở (mỗi lần mở một bước cho gọn; "Mở tất cả" để mở hết). Kéo biểu tượng ⠿ để đổi thứ tự — mã không đổi.

• 1 Tên bước sửa ngay trên dòng tiêu đề: động từ + đối tượng (vd "Kiểm tra hồ sơ thanh toán").
• 2 Trách nhiệm (đơn vị / chức danh chủ trì) và loại hình.
• 3 Điểm kiểm soát CC: bật cho bước kiểm tra / thẩm định / phê duyệt → vẽ hình thoi; chọn bước quay lại khi Không đạt.
• 4 Minh chứng, căn cứ của bước — hệ thống có gợi ý, bấm Dùng.
• 5 + RRQT thêm rủi ro, hoặc Gợi ý từ thư viện (rủi ro của các lưu đồ đã ban hành).

3.3. Rủi ro và chốt kiểm soát

• 1 Mô tả rủi ro — "điều gì có thể xảy ra" ([việc gì] [không / sai / chậm / thiếu]…), không lẫn nguyên nhân, hậu quả.
• 2 Nguyên nhân (bấm nhóm gợi ý để thêm nhanh) và hậu quả (tích lĩnh vực bị ảnh hưởng).
• 3 Xếp hạng Cao / Trung bình / Thấp, hoặc Đánh giá theo bộ câu hỏi để có xếp hạng gợi ý.
• 4 Chốt kiểm soát: nội dung và 5 yếu tố — Ai thực hiện, Cách thức, Khi nào, Để làm gì, Bằng chứng (ô vàng = còn trống).
• 5 Đánh giá C1–C5 (0–2 điểm): chọn điểm, hoặc kiểm tra điểm gợi ý rồi bấm Xác nhận gợi ý.

3.4. Lưới kiểu Excel

Tab Lưới kiểu Excel: mỗi dòng một cặp (RRQT, chốt KS), sửa trực tiếp trong ô như Excel. Bấm 1 Toàn màn hình để có thêm chỗ; phím Esc để thu nhỏ.

3.5. Lập theo từng bước (dành cho người mới)

Menu Lập lưu đồ mới (hoặc nút Lập theo từng bước trên trình soạn) dẫn qua 8 bước: thông tin lưu đồ → các bước → điểm kiểm soát → rủi ro → nguyên nhân, hậu quả → chốt kiểm soát → đánh giá → kiểm tra. Mỗi bước có 1 hướng dẫn, danh sách kiểm và nút Gợi ý cho tôi; nút 2 chuyển sang Dạng bảng để nhập cả hồ sơ trên một bảng như lưu đồ 5 cột.

3.6. Xuất lưu đồ Word / PDF

Trên trình soạn: 1 chọn Word (file gốc), PDF hoặc Trang in, bấm 2 Xuất lưu đồ. Mẫu lưu đồ, mã đầy đủ / rút gọn, tô màu xếp hạng lấy theo lựa chọn ở khung Xem trước.

4 Trình duyệt, ban hành, hiệu chỉnh

Luồng duyệt do Quản trị cấu hình (có thể bỏ bớt bước). Mỗi bước người duyệt chọn Đồng ý hoặc Trả lại kèm ý kiến; người lập nhận thông báo.

4.1. Trình hồ sơ

1. Sửa hết các mục Lỗi ở khung 1 Kiểm tra chất lượng (còn Lỗi thì chưa trình được).
2. Bấm 2 Trình kiểm tra, ghi ý kiến nếu cần.

4.2. Kiểm tra, phê duyệt (người duyệt)

Mở 1 Hộp việc: danh sách hồ sơ chờ bạn xử lý. Bấm 2 hồ sơ để mở, xem nội dung, lưu đồ, kiểm tra chất lượng, rồi chọn Đồng ý / Phê duyệt hoặc Trả lại (bắt buộc ghi ý kiến).

4.3. Hiệu chỉnh hồ sơ đã ban hành

1. Mở lưu đồ đã ban hành, bấm Đề nghị hiệu chỉnh, chọn lý do (rà soát định kỳ, xử lý sự kiện phát sinh…).
2. Hệ thống tạo phiên bản hiệu chỉnh từ bản đang ban hành; ô đã sửa được tô vàng (rê chuột xem giá trị cũ).
3. Trình lại như mục 4.1. Bản ban hành cũ vẫn hiệu lực đến khi bản mới được ban hành; xem mọi phiên bản ở Lịch sử.

5 Dành cho quản trị hệ thống

5.1. Người dùng

Menu Quản trị → Người dùng: 1 Nhập từ Excel theo file mẫu (mật khẩu để trống → hệ thống sinh, hiện một lần); 2 Sửa vai trò, đơn vị; đặt lại mật khẩu (biểu tượng chìa khóa), khóa / mở khóa. Người dùng QLCV tự vào được lần đầu bằng tài khoản QLCV (nhãn từ QLCV) — rà lại vai trò của họ theo thông báo.

5.2. Phân quyền và luồng duyệt

Menu Quản trị → Phân quyền & luồng duyệt: tích vai trò được dùng từng chức năng; bật / tắt các bước duyệt và chọn vai trò duyệt mỗi bước. Có nút Về mặc định.

5.3. Cấu hình

Menu Quản trị → Cấu hình: mỗi mục có giải thích, ví dụ và ô nhập đúng kiểu (công tắc, số, danh sách). Sửa → bấm Lưu của mục đó; Về ban đầu để khôi phục.

5.4. Quên mật khẩu quản trị

Trên máy chủ, bấm đúp DAT_LAI_MAT_KHAU_ADMIN.bat trong thư mục cài HSRR: chọn tài khoản quản trị, để hệ thống sinh mật khẩu mới (hoặc tự gõ), tài khoản bị khóa được mở luôn.

? Câu hỏi thường gặp

Nhập file rồi có sửa lại file và nhập lần nữa được không?

Được. Lưu đồ còn bản nháp sẽ được cập nhật (chọn "ghi đè"); lưu đồ đã ban hành thì tạo phiên bản hiệu chỉnh. Nhập thử thì xóa dữ liệu (mục 2.5) rồi nhập lại.

Vì sao chưa trình được?

Còn mục Lỗi trong khung Kiểm tra chất lượng. Bấm từng dòng lỗi để tới chỗ cần sửa.

Mã lưu đồ / RRQT có đổi khi kéo đổi thứ tự không?

Không. Mã đã cấp giữ nguyên; thứ tự chỉ để hiển thị và vẽ lưu đồ.

Điểm C1–C5 "gợi ý" có được tính chưa?

Chưa. Điểm gợi ý (từ nội dung chốt KS hoặc đánh giá mẫu cũ) chỉ được tính khi người lập bấm Xác nhận gợi ý hoặc tự chọn điểm.

Tôi không thấy đơn vị của mình, hoặc không sửa được hồ sơ?

Tài khoản chưa được gắn đơn vị / vai trò phù hợp — liên hệ Quản trị hệ thống.

Hướng dẫn này áp dụng cho phần mềm phiên bản 0.3.20. Ảnh minh họa dùng dữ liệu giả lập. Dữ liệu chính thức vẫn cập nhật vào Ứng dụng QLRR của EVN theo quy định.